“Paperless Office” dan Dosen Lintas Generasi

Meskipun fakultas saya di ITB (Sekolah Teknik Elektro dan Informatika atau STEI) mbahnya bidang teknologi informasi, namun tidak berarti semua aspek di kantor menggunakan TI. Misalnya dalam hal komunikasi, pemberitahuan dan surat menyurat kepada staf dosen tetap hadir dalam dua bentuk. Selain dalam bentuk soft copy atau email, surat-surat atau pemberitahuan tetap perlu dibuat dalam versi cetak (hard copy).

Sebenarnya bisa saja semua surat menyurat, pengumuman, berita, ataupun pemberitahuan disampaikan secara daring (online), bukan? Sekarang ini kan zaman serba digital, maka semua informasipun seharusnya dapat dinyatakan dalam bentuk digital. Teknologi internet sudah memenuhi syarat cukup dan syarat perlu untuk mendukung konsep kantor tanpa kertas (paperless office). Surat atau pengumuman bisa disampaikan via email, berita atau informasi lain bisa ditaruh di situs web. Tetapi kenapa konsep paperless office itu tidak bisa dipraktekkan sepenuhnya?

Jawabannya adalah karena kita tidak hidup dalam satu generasi saja, tetapi kita hidup berdampingan dengan generasi yang lebih dulu hadir. Di fakultas kami sebaran generasi dosen bervariasi, mulai dari dosen yang masih muda hingga yang sudah berumur 60-an. Bagi dosen yang masih muda atau sudah terbiasa hidup dengan internet, tidak masalah semua innformasi disampaikan secara daring. Memeriksa email sudah menjadi kebiasaan mereka ketika menyalakan komputer, mengakses web adalah makanan sehari-hari, minimal situs berita untuk mengertahui perkembangan terkini. Kebanyakan dosen generasi muda punya akun di jejaring sosial, tidak hanya satu tetapi bisa lebih. Maka, semua informasi mengalir dalam bentuk digital dan daring. Bagi mereka paperless office bukan hal yang asing, malah suatu keharusan di zaman sekarang yang serba mangkus (efisien).

Namun bagi dosen generasi awal yang selalu kami hormati, yaitu para profesor dan dosen berumur yang sudah hidup ketika internet belum ada dan komputer belum semaju sekarang, mengakses email dan web bukanlah kebiasaan sehari-hari. Bukan berarti mereka tidak bisa menggunakan internet lho, namun keluar dari zona nyaman (comfort zone) bukan hal yang mudah. Itulah zona dimana para dosen generasi awal lebih suka semua surat, pengumuman, undangan rapat, pemberitahuan, dan sebagainya hadir dalam bentuk cetak dan ditaruh di meja kerja mereka masing-masing. Sejak dulu kan begitu SOP-nya, nah ketika SOP diubah ke mode daring ternyata informasi yang dikirim tidak sampai ke yang bersangkutan. Kok bisa? Ya bisa, karena mereka memang jarang mengakses internet.

Oleh karena itu, tindakan yang bijaksana jika para pimpinan fakultas/prodi yang masih muda-muda tetap mengirimkan surat atau pemberitahuan lain kepada para dosen dalam dua bentuk: digital dan cetak. Yang satu dikirim via internet, sementara versi cetaknya ditaruh di meja masing-masing. Redundan? Ya, jelas. Boros? Betul. Mangkus (efisien)? Jelas tidak. Tetapi, itulah jalan tengah yang menyenangkan dan menghargai semua pihak. Tujuan dari komunikasi adalah untuk bertukar informasi, maka agar informasi sampai ke orang yang dituju maka semua cara harus ditempuh, dalam bentuk daring maupun dalam bentuk cetak.

Paperless office bukan sesuatu yang salah, tetapi pengusungnya harus memperhatikan aspek humanisme di dalamnya. Paperless office tidak dimaksudkan mengganti informasi cetak sepenuhnya, tetapi keduanya saling melengkapi. Lihatlah koran, meskipun hadir dalam versi digital dan daring, namun koran versi cetaknya tetap tidak mati. Kenapa? Karena di dunia ini tidak semua orang menyukai semua informasi dikemas dalam bentuk digital. Informasi dalam bentuk cetak masih dianggap lebih “manusiawi”, karena itu hard copy tidak akan pernah bisa tergantikan.

Pos ini dipublikasikan di Seputar ITB. Tandai permalink.

3 Balasan ke “Paperless Office” dan Dosen Lintas Generasi

  1. saya berkata:

    Saya anak muda, tapi baca e-book saja gak tahan lama-lama pak, meski sudah pake ebook reader sekalipun. Setuju, hard copy tidak akan pernah bisa tergantikan, entah itu berupa kertas, batu, atau daun🙂 hehehe

  2. Yudi berkata:

    Memang, hardcopy gak bisa dihilangkan, tapi harusnya bisa semakin diminimalisir, khusus untuk urusan legal. Sempat kepikiran, waktu pameran, berapa ton kertas dihabiskan untuk membuat brosur yang sebagian besar masuk kantong sampah, mungkinkah bisa dikurangi… Maaf kalau OOT.
    Salam .

  3. Alris berkata:

    Memang mengubah kebiasaan yang comfort zone susah, apalagi kebiasaan lama sudah mendarah daging. Berkomunikasi dengan cara lama, surat, kadang terasa lebih akrab juga.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s